Politique de confidentialité

Champ d’application

TAKOMA accorde la plus grande importance et le plus grand soin à la protection de la vie privée et des données à caractère personnel, ainsi qu’au respect des dispositions légales en la matière.

Le Règlement Européen relatif à la protection des données personnelles retient que les données personnelles doivent être traitées de façon licite, loyale, et transparente. Ainsi, cette politique de confidentialité (ci-après « Politique ») a pour objectif de vous fournir une information simple, claire sur les traitements de données à caractère personnel vous concernant, dans le cadre de votre navigation et des opérations réalisées sur notre site Internet.

1. Responsable de traitement

Dans le cadre de votre activité sur le site https://www.takoma.fr, nous collectons et utilisons, des données personnelles en lien avec vous, personnes physiques (ci-après « personne concernée »).

Pour l’ensemble des traitements où TAKOMA détermine les moyens et les finalités de ces traitements, TAKOMA SAS, situé à Immeuble SEINEWAY, 12-14 rue Louis Blériot, 92500 Rueil-Malmaison (France) agit en tant que responsable de traitement, au sens de la réglementation relative aux données personnelles, et notamment du Règlement UE 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

Pour certains traitements notamment précisés à l’article 4 de la présente politique, TAKOMA peut également agir en tant que sous-traitant pour le compte de ses clients, conformément aux articles 28 et suivants du RGPD.

2. Quelles données collections-nous et comment ?

Dans le cadre de l’ensemble de nos activités, vous nous transmettez un certain nombre d’informations à votre sujet dont certaines sont de nature à vous identifier (« données personnelles »). C’est le cas lorsque vous naviguez sur notre site, lorsque vous remplissez des formulaires en ligne ou lorsque vous vous inscrivez à nos formations.

Chaque formulaire présent sur le site limite la collecte des données personnelles au strict nécessaire et indique le(s) objectif(s) du recueil de ces données ainsi que le(s) destinataire(s) des données. Les données indispensables à la gestion de votre demande sont signalées par la mention « obligatoire ». Si vous ne fournissez pas ces champs, TAKOMA ne sera pas en mesure de répondre à votre demande.

La nature et la qualité des données personnelles collectées à votre sujet varient selon les relations que vous entreprenez avec TAKOMA dont les principales sont :
– Données d’identification : cela comprend toute information qui nous permettrait de vous identifier, telles que votre nom, prénom, numéro de téléphone, adresse email, adresse postale.
– Données de la vie professionnelle : compétences, fonction, emploi, références, diplômes
– Données de la vie personnelle : situation familiale, centre d’intérêts.
– Données de navigation : adresse IP anonyme et certaines informations relatives à votre navigation

En tant qu’organisme de formation, nous pouvons être amenés à collecter certaines données sensibles, telles que des données de santé, relative au handicap ou aux habitudes et allergies alimentaires notamment afin d’organiser les repas ou d’adapter les locaux.

3. Pourquoi collectons-nous vos données personnelles et comment ?

Nous collections vos données personnelles pour des finalités déterminées et sur différents fondements juridiques.

Dans l’ensemble des situations ci-dessous, TAKOMA agit en qualité de « Responsable de traitement ».

Dans le cadre de la gestion de notre site internet, TAKOMA utilise notamment les données personnelles comme suit :

Finalités	Données personnelles collectées	Bases légales du traitement	Durées de conservation
Nous collectons vos données lorsque vous remplissez le formulaire de contact	Données d’identification, données de la vie professionnelle	Intérêt légitime	Les données récoltées par le biais du formulaire sont conservées durant 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact
Nous procédons à des analyses d’audience par des cookies fonctionnels ne nécessitant pas votre consentement	Données de navigation	Intérêt légitime	Les données de navigation sont conservées pour une durée maximale de 13 mois

Dans le cadre de la gestion du recrutement, TAKOMA utilise notamment les données personnelles comme suit :

Finalités

Données personnelles collectées

Bases légales du traitement

Durées de conservation

Nous gérons les réceptions des candidatures aux offres d’emploi et de stage

Nous organisons les entretiens et mettons en place un process de recrutement

Données d’identification, données de la vie professionnelle, données de la vie personnelle

Intérêt légitime

2 ans maximum après le dernier contact avec le candidat

Nous recherchons et contactons des candidats via des sites dédiés au recrutement

Nous constituons une CVthèque

Données d’identification, données de la vie professionnelle, données de la vie personnelle

Intérêt légitime

2 ans maximum après le dernier contact avec le candidat

Dans le cadre de la gestion de la relation commerciale, TAKOMA utilise notamment les données personnelles comme suit :

Finalités	Données personnelles collectées	Bases légales du traitement	Durées de conservation
La gestion de la relation commerciale et contractuelle avec les clients	Données d’identification, données de la vie professionnelle	contrat	La durée est de 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle
La conclusion et l’exécution des contrats conclus avec les clients	Données d’identification, données de la vie professionnelle	contrat	La durée est de 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle
L’édition des devis et l’adaptation de l’offre	Données d’identification, données de la vie professionnelle	exécution de mesures précontractuelles	La durée est de 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle en cas de signature et de 3 ans à compter du dernier contact émanant du prospect en cas d’absence de signature
La gestion des prospects et de la relation commerciale	Données d’identification, données de la vie professionnelle	Intérêt légitime	3 ans maximum après le dernier contact émanant du prospect
La gestion de la facturation et des règlements	Données d’identification	obligation légale	10 ans

Dans le cadre de notre activité d’organisme de formation, TAKOMA utilise notamment les données personnelles comme suit :

Finalités

Données personnelles collectées

Bases légales du traitement

Durées de conservation

Récolter les besoins des apprenants,

Gérer les évaluations de positionnement,

Gérer les conventions de formation, les convocations, le règlement intérieur, les émargements et la délivrance des attestations,

Gérer les inscriptions en ligne et la partie administrative d’une plateforme LMS,

Gérer le recrutement des intervenants (formateurs)

Organiser et gérer le planning et la logistique des interventions et des sessions de formation,

Gérer les intervenants des sessions de formation,

Gérer les enquêtes de satisfactions des apprenants, formateurs, clients et financeurs,

Gérer les évaluations des acquis des apprenants,

Gérer les règlements, facturations, etc…

Répondre aux questions du Client et des apprenants et interagir avec eux de toute autre manière,

Suivre notre relation contractuelle,

Conclure et exécuter notre mission d’organisme de formation.

Données d’identification, données de la vie professionnelle, données de la vie personnelle (données de santé : handicap, habitudes et allergies alimentaires,…)

contrat

5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle en cas de signature et de 3 ans à compter du dernier contact émanant du prospect en cas d’absence de signature

Conservation des factures pendant 10 ans.

Envois de communication ou les enquêtes de satisfaction

Données d’identification, données de la vie professionnelle

Intérêt légitime

3 ans maximum après le dernier contact émanant du client

Dans le cadre du détachement de nos collaborateurs chez nos clients, TAKOMA utilise notamment les données personnelles comme suit :

Finalités

Données personnelles collectées

Bases légales du traitement

Durées de conservation

Dans le cadre des missions de nos collaborateurs chez nos clients :

Accès au système d’information du client

Exploitation ou manipulation des informations du client (documents, liste de contacts, informations confidentielles…)

Données d’identification, données de la vie professionnelle

contrat

Durant le temps de la mission

Dans l’ensemble des situations ci-dessous, TAKOMA agit en qualité de « sous-traitant » :

Dans le cadre de nos prestations informatiques, TAKOMA utilise notamment les données personnelles comme suit :

Finalités	Données personnelles collectées	Bases légales du traitement	Durées de conservation
Développement logiciel	Données d’identification, données de la vie professionnelle	contrat	Fin de contrat ou sur demande expresse du client 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle
Hébergement et Maintenance logiciel	Données d’identification, données de la vie professionnelle	contrat	Fin de contrat ou sur demande expresse du client 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle

Dans le cadre de notre activité d’organisme de formation, TAKOMA peut parfois être amenée à agir en qualité de « sous-traitant » de ses clients et utiliser notamment leurs données personnelles comme suit :

Finalités

Données personnelles collectées

Bases légales du traitement

Durées de conservation

Gérer les évaluations de positionnement,

Gérer les conventions de formation et les émargements

Gérer les conventions de formation, les convocations, le règlement intérieur, les émargements et la délivrance des attestations,

Organiser et gérer le planning et la logistique des interventions et des sessions de formation,

Gérer les enquêtes de satisfactions des apprenants

Gérer les évaluations des acquis des apprenants,

Répondre aux questions du Client et des apprenants et interagir avec eux de toute autre manière,

Données d’identification, données de la vie professionnelle, données de la vie personnelle (données de santé : handicap, habitudes et allergies alimentaires,…)

Contrat

5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle

4. Partageons-nous vos données personnelles ?

Vos données sont transmises aux services internes de TAKOMA, strictement nécessaires à la réalisation de notre mission.

Nous pouvons également être amenés, pour certaines finalités de traitement, à partager vos données à nos prestataires auxquels nous faisons appel pour réaliser un ensemble d’opérations et tâches, en notre nom, notamment les éditeurs et hébergeur de logiciels, l’hébergeur de notre site internet ou encore notre prestataire informatique). Nous n’autorisons ces prestataires à utiliser vos données personnelles que dans la mesure où cela s’avère nécessaire pour rendre des services en notre nom ou pour respecter des exigences légales et nous nous efforçons de veiller à ce que vos données personnelles soient protégées en permanence.
En outre, ne leur sont communiqués que les informations dont ils ont besoin pour la réalisation du service. Il leur est également demandé de ne pas utiliser les données pour des finalités autres que celles initialement prévues. Nous mettons tout en œuvre pour nous assurer que ces tiers préservent la confidentialité et la sécurité de vos données.

Enfin, vos données peuvent aussi être transmises aux autorités légales ou réglementaires, afin de respecter nos obligations légales.

Dans ces deux derniers cas, tout comme les prestataires, seules les données nécessaires sont fournies. Et nous mettons tout en œuvre pour conserver leur confidentialité et leur sécurité.

Nous ne vendons pas vos données.

5. Vos données sont-elles transférées vers des pays tiers ?

TAKOMA s’efforce de conserver les données personnelles au sein de l’Union Européenne. Toutefois, il est possible que les données que nous recueillons lorsque vous utilisez notre plateforme ou dans le cadre de nos services soient transférés dans d’autres pays, par exemple si certains de nos prestataires sont situés en dehors de l’Union Européenne.

En cas de transfert de ce type, nous garantissons que le transfert est effectué :

Soit vers un pays assurant un niveau de protection adéquat, c’est-à-dire un niveau de protection équivalent à ce que les réglementations européennes exigent ;
Soit qu’il est encadré par des clauses contractuelles types.

6. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous conservons vos données à caractère personnel uniquement le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle nous détenons ces données, afin de répondre à vos besoins ou pour remplir nos obligations légales.

Les durées de conservation varient en fonction de plusieurs facteurs, tels que :

Les besoins des activités de TAKOMA ;
Les exigences contractuelles ;
Les obligations légales ;
Les recommandations des autorités de contrôle.

7. Comment garantissons-nous la sécurité de vos données ?

TAKOMA s’engage à protéger les données personnelles que nous collectons, ou ce que nous traitons, contre une perte, une destruction, altération, accès ou divulgation non autorisée.

Ainsi, nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées, selon la nature des données et des risques que leur traitement comporte. Ces mesures doivent permettre de préserver la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles. Ces mesures peuvent comprendre des pratiques telles que des accès limités aux données personnelles par des personnes habilitées, en raison de leurs fonctions.

De plus, nos pratiques et nos politiques et/ou des mesures de sécurité physiques et/ou logiques (accès sécurisé, procédé d’authentification, copie de sauvegarde, logiciel, etc) seront régulièrement vérifiées et mises à jour si nécessaire.

8. Quels sont vos droits ?

Sur les données à caractère personnel que nous collectons/traitons, vous pouvez exercer les droits suivants :
– Un droit d’accès : vous avez le droit de demander l’accès aux données personnelles que nous détenons vous concernant, et vous pouvez en demander une copie;
– Un droit de rectification : vous pouvez demander une rectification de toute donnée inexacte vous concernant;
– Un droit de suppression : vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles dans certaines circonstances;
– Un droit à la portabilité : dans certaines conditions vous pouvez recevoir toutes les données personnelles vous concernant que vous nous avez fournies, dans un format structuré. Vous avez aussi le droit d’exiger que nous les transmettions, dans la mesure du possible, à un autre contrôleur;
– Un droit à la limitation du traitement : vous avez le droit d’apporter des restrictions à notre traitement si :

Vous contestez l’exactitude de vos données, jusqu’à ce que nous vérifiions leur exactitude;
Le traitement est illégal mais vous ne souhaitez pas que nous supprimions vos données;
Nous n’avons plus besoin de vos données personnelles aux fins du traitement mais vous avez besoin de ses données afin d’intenter, de faire valoir ou de vous défendre contre des demandes en justice;
Vous êtes opposés au traitement en vous fondant sur des motifs liés en attendant de vérifier si nos motifs légitimes et impérieux pour poursuivre le traitement priment sur ces intérêts;

Si ces données personnelles sont soumises à des limitations de ce type, nous ne traiterons vos données qu’avec votre consentement, ou en vue d’intenter, de faire valoir ou de nous défendre contre des demandes en justice ;
– Un droit de s’opposer au traitement en invoquant des intérêts légitimes ;
– Un droit de retirer son consentement à tout moment.

Vous pouvez exercer vos droits auprès de notre Délégué à la protection des données à l’adresse suivante :

DPO consulting
Service DPO Externalisé
18 rue Pasquier 75008 PARIS
FR – 75008 Paris
dpo@takoma.fr

Lorsque vous nous transmettez une demande d’exercice de droit, il vous est demandé de préciser autant que possible le périmètre de la demande, le type de droit exercé, le traitement de données personnelles concerné, et tout autre élément utile, afin de faciliter l’examen de votre demande. En outre, il vous sera préalablement demandé de justifier de votre identité.

9. Comment nous contacter ?

Vous pouvez nous contacter à l’adresse postale suivante :

TAKOMA SAS
Immeuble SEINEWAY
12-14, rue Louis Blériot
FR – 92500 Rueil-Malmaison

10. Information sur la gestion des cookies

10.1 Qu’est-ce qu’un cookie ?

Les cookies sont des fichiers informatiques qui sont déposés automatiquement sur le disque dur de votre ordinateur, tablette ou mobile lorsque vous naviguez sur notre Site internet. Ils sont gérés par votre navigateur internet (Internet Explorer, Firefox, Safari ou encore Google Chrome).

10.2 Des cookies sont-ils déposés lorsque vous naviguez sur le Site Internet de TAKOMA ?

Nous ne collectons pas de données personnelles à travers les cookies.

Nous utilisons un service de mesure d’audience permettant de générer des statistiques de fréquentation utiles à l’amélioration du site. Ce service peut être activé ou désactivé avec votre consentement. La mémorisation de votre consentement nécessite l’utilisation d’un cookie fonctionnel décrit sur notre page cookies.

11. Mise à jour de la présente politique

La présente politique peut régulièrement être mise à jour afin de tenir compte des évolutions de la réglementation relative aux données personnelles.

La dernière mise à jour date du 09/09/2024.